Reconnaissance des activités professionnelles avec l’Affiliation Manager d’ORCID | Réseau canadien de documentation pour la recherche

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01 avril, 2026

Article invité par : Kaela Ramhit, Communauté ORCID US, Lyrasis

Le 17 septembre 2024, le consortium de la communauté ORCID US et le consortium ORCID-CA ont invité leurs membres à discuter de certaines utilisations de l’outil Affiliation Manager d’ORCID. Ils ont abordé, entre autres, la manière dont Lyrasis, aux États-Unis, et le Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR), au Canada, se servent de l’Affiliation Manager d’ORCID pour reconnaître les contributions des membres de leur communauté, les affiliations professionnelles et d’autres activités professionnelles. John Aspler, gestionnaire de la communauté canadienne des identifiants pérennes au RCDR, et Sheila Rabun, stratège principale des programmes d’infrastructure de recherche chez Lyrasis, ont présenté quelques exemples illustrant comment une petite organisation peut mettre à profit l’outil Affiliation Manager d’ORCID.

Ce blogue décrit comment deux petites organisations, le RCDR et Lyrasis, se servent de l'Affiliation Manager d’ORCID et propose quelques stratégies et remarques sur les meilleures façons d’utiliser cet outil.

Pour les personnes intéressées par ces présentations, les études de cas et le webinaire, la rencontre des membres de la communauté a été enregistrée et mise en ligne : Appel communautaire ORCID US/CA

Aux lecteurs qui ne connaissent pas encore l'Affiliation Manager nous recommandons de lire cette brève présentation de l’outil avant de poursuivre la lecture de ce blogue.

Le RCDR utilise l’Affiliation Manager pour indiquer les affiliations des membres de son conseil d’administration

Le Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR) a rejoint le consortium canadien ORCID, qu’il administre, en juin 2021. Le RCDR est une petite organisation qui compte actuellement un peu plus de 30 employés ; il s’occupe principalement de licences et des négociations avec les éditeurs au nom des bibliothèques universitaires canadiennes. Il administre également un programme d’identifiants pérennes (PID) au Canada, qui comprend le consortium DataCite Canada et le consortium ORCID-CA. Le RCDR est un organisme sans but lucratif dirigé par un conseil d’administration.

Au départ, le RCDR a utilisé l’Affiliation Manager de manière informelle, afin de tester l’outil en vue de futures démonstrations aux membres du consortium ORCID-CA. Cependant, en mars 2022, ORCID lançait le rapport d’affiliation via le portail des membres ORCID. Ce rapport comprend une liste complète de toutes les personnes qui se sont publiquement affiliées à une organisation membre d’ORCID. En examinant ce rapport pour le RCDR, M. Aspler a remarqué que certains membres de comités et du conseil d’administration du RCDR avaient ajouté leur participation à ces comités à leur dossier ORCID à titre d’affiliation de service. Cela a incité M. Aspler et le RCDR à réfléchir aux différentes façons dont ils pourraient tirer parti de l’outil Affiliation Manager pour reconnaître ces contributions.

« Nous comptons plusieurs comités et conseils divers, et nous avons soudainement réalisé que cela pouvait être l’occasion de mener un projet dans un domaine de l’affiliation professionnelle qui n’est peut-être pas aussi représenté dans ORCID en général, et certainement pas via l’Affiliation Manager » (John Aspler, 17 min 58 s).

En septembre 2024, le RCDR avait inscrit 58 affiliations à 42 dossiers ORCID. Dans 36 % des cas, il s’agit d’emplois au sein du personnel du RCDR et, dans 64 % des cas, d’affiliations à titre de membres de comités de PID actuels (membres du Comité directeur d’ORCID-CA, du Comité directeur de DataCite Canada et du Comité consultatif canadien sur les PID (CCCPID), ainsi que certains membres d’autres conseils du RCDR). Jusqu’à présent, le RCDR a ajouté les affiliations à tous les dossiers ORCID des membres actuels des comités directeurs d’ORCID-CA et de DataCite Canada, et il s’emploie à ajouter les affiliations aux dossiers ORCID des anciens membres des comités, de tous les membres du CCCPID et des comités autres que ceux qui gèrent les PID au RCDR.

M. Aspler a indiqué qu’un autre avantage de l’utilisation de l’Affiliation Manager consistait en la possibilité d’assurer la cohérence dans la façon dont le nom d’une organisation est présenté dans ORCID. Le RCDR est un organisme avec un nom bilingue, en anglais et en français, et deux acronymes. Au moment où il a mis en place ces affiliations, la seule option disponible dans le menu déroulant d’affiliation manuelle d’ORCID était le titre anglais. Alors, pour inclure toutes les métadonnées et l’identifiant ROR dans une affiliation ajoutée manuellement, il fallait utiliser le titre anglais. Le RCDR souhaitait inclure les deux langues dans son titre, ce qui a été possible grâce à l’outil Affiliation Manager. La figure 1 ci-dessous fournit un exemple.

Image d’un dossier ORCID présentant la participation au conseil d’administration du RCDR, rédigée à l’aide de l’Affiliation Manager d’ORCID

Figure 1. Image d’un dossier ORCID présentant la participation au conseil d’administration du RCDR, rédigée à l’aide de l’Affiliation Manager d’ORCID

ORCID et l’Affiliation Manager prennent aussi en charge les entrées distinctes pour différents titres/fonctions au sein d’une même organisation. Par exemple, John Aspler s’est vu promu de gestionnaire de la communauté ORCID Canada (illustré à la figure 2) à gestionnaire de la communauté canadienne des identifiants pérennes (illustré à la figure 3).

Exemple d’une entrée d’emploi dans un dossier ORCID indiquant le RCDR comme source, avec le titre du poste « Gestionnaire de communauté ORCID-CA »

Figure 2. Exemple d’une entrée d’emploi dans un dossier ORCID indiquant le RCDR comme source, avec le titre du poste « Gestionnaire de communauté ORCID-CA »

Figure 3. Exemple d’une entrée d’emploi dans un dossier ORCID indiquant le RCDR comme source, avec le titre du poste « Gestionnaire »

À l’avenir, M. Aspler a l’intention d’étudier la possibilité d’inscrire systématiquement les services rendus au conseil d’administration et aux comités, au-delà des trois comités de PID associés au RCDR. Il a également l’intention de commencer à consigner les distinctions, en particulier le Prix de reconnaissance pour services exceptionnels Ron MacDonald.

« La portée est très limitée, mais nous accomplissons quelque chose que nous pensons être les seuls à pouvoir réaliser, et nous sommes très enthousiastes à cette idée » (John Aspler, 22 min 10 s).

Lyrasis utilise l’Affiliation Manager pour inscrire les engagements bénévoles et les distinctions

Lyrasis est une organisation à but non lucratif classée 501(c)(3) qui travaille avec des bibliothèques, des musées, des archives et la communauté de la recherche, afin de collaborer et de fournir un accès au patrimoine universitaire, scientifique et culturel. Lyrasis chapeaute plusieurs communautés de source libre, notamment la communauté ORCID US, la communauté Lyrasis DataCite US, et bien d’autres encore.

Lyrasis a rejoint ORCID le 1er août 2024. Sheila Rabun a exprimé son enthousiasme pour l’utilisation de l’Affiliation Manager comme outil favorisant la reconnaissance des bénévoles et de leurs contributions aux différents programmes de Lyrasis. À titre expérimental, ils ont commencé à utiliser l’Affiliation Manager pour consigner les affiliations des personnes qui se sont portées volontaires pour faire une présentation ou animer une discussion pour la communauté ORCID aux États-Unis, la communauté Lyrasis DataCite aux États-Unis et les programmes IRUS aux États-Unis, de même que les distinctions des personnes qui ont reçu un prix de la communauté ORCID US depuis 2018.

Au 31 mars 2025, sur les 121 affiliations transmises, 66 (54,5 %) avaient été acceptées et étaient visibles dans les dossiers ORCID.

« En procédant ainsi, ces coches vertes, qu’ORCID appelle des marqueurs de confiance, indiquent en quelque sorte aux autres parties prenantes que l’organisation confirme effectivement que cette personne est bien affiliée à l’organisation. C’est donc un bon exemple du fait que de nombreux membres de notre communauté qui ont offert leurs services bénévoles ont désormais cette mention et peuvent la montrer à d’autres personnes de leur organisation » (Sheila Rabun, 33 min 13 s).

Figure 4. Exemple d’une entrée dans un dossier ORCID transféré depuis Lyrasis via l’Affiliation Manager

La collecte des données nécessaires à la mise en place de ces affiliations initiales a été relativement simple, car l’organisation conservait déjà une liste de tous les bénévoles pour chaque année (environ 80 personnes entre 2018 et 2023). Mme Rabun a toutefois mentionné une difficulté : il a fallu retrouver les adresses courriel de certains bénévoles des premières années qui avaient quitté leur ancienne organisation et n’avaient plus la même adresse courriel. Cela constitue un cas particulier propre aux petites organisations, car la plupart des organismes qui utilisent l’Affiliation Manager ne travaillent généralement qu’avec des chercheurs ou des employés actuels, et pas nécessairement avec des bénévoles extérieurs à leur organisation.

Un autre défi consistait à déterminer de quelle façon représenter les informations relatives à l’affiliation liée aux services rendus. Ils ont décidé d’utiliser le terme « presenter » (présentateur) et de ne pas préciser le webinaire ou l’événement auquel leurs bénévoles avaient participé, afin d’uniformiser tous les dossiers transférés. Pour les distinctions, ils ont indiqué le nom des récompenses.

Figure 5. Exemple de fichier CSV contenant des informations d’affiliation pour les services et distinctions de la communauté ORCID US

Ils ont également décidé d’inclure un lien URL, un champ facultatif dans l’Affiliation Manager. Sur le site Web de la communauté ORCID US, des blogues répertorient tous les bénévoles et les prix de la communauté pour chaque année. Ils ont ajouté ces liens aux dossiers ORCID afin de renforcer la légitimité des services et des distinctions qu’ils transmettent.

Mme Rabun a expliqué que la plus grande difficulté rencontrée concernait la façon d’envoyer les liens d’autorisation de l’Affiliation Manager. Ils ont envisagé deux options : (1) utiliser un système de fusion de courriel ou un système semblable, ou (2) envoyer des courriels à partir d’une adresse personnelle.

Pour la communauté ORCID US, ils ont utilisé un outil de fusion appelé Constant Contact, en collaboration avec l’équipe chargée de la communication avec les membres de Lyrasis, afin de rendre les courriels plus officiels et succincts, et de garantir que la source des courriels provienne bien de Lyrasis. Cela a nécessité plusieurs séries de tests. Ils ont également décidé de transformer les liens d’autorisation de l’Affiliation Manager en tinyurls (un réducteur d’URL) pour les rendre plus accessibles.

Figure 6. Exemple d’un courriel envoyé par Lyrasis via un outil de fusion aux bénévoles et aux récipiendaires de prix

Quant aux courriels destinés à IRUS et à la communauté DataCite, Mme Rabun les a envoyés manuellement à partir de son adresse électronique personnelle. Elle avait seulement 10 bénévoles à contacter, ce qui ne représentait pas une charge de travail considérable.

Figure 7. Exemple d’un courriel envoyé à des bénévoles à partir d’une adresse personnelle

Mme Rabun s’est réjouie que certaines personnes ayant reçu et approuvé les informations saisies dans l’Affiliation Manager suite à leur participation à la communauté ORCID US l’aient contactée pour lui faire part de leur motivation à utiliser l’Affiliation Manager au sein de leur organisation.

Au 1er juillet 2025, Lyrasis a commencé à utiliser l’Affiliation Manager pour enregistrer les affiliations professionnelles dans les dossiers ORCID de son personnel. L’organisation envisage d’élargir l’utilisation de l’Affiliation Manager à d’autres affiliations « Activités professionnelles », telles que les fonctions exercées au sein de son conseil d’administration, les activités bénévoles dans le cadre d’autres programmes de Lyrasis et les distinctions/récompenses obtenues par les membres du personnel.

Stratégies et remarques

John Aspler, du RCDR, et Sheila Rabun, de Lyrasis, ont tous deux fait part de certaines stratégies que les organisations devraient envisager lorsqu’elles utilisent l’outil Affiliation Manager d’ORCID :

Commencez par les informations dont vous disposez et concentrez-vous sur ce que vous pouvez contrôler.
Créez une règle ou un processus que d’autres services de votre organisation peuvent facilement reproduire.
Assurez-vous de disposer d’un plan stratégique pour la mise à jour des dossiers au fil du temps.
Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez représenter les intitulés de poste et les différents rôles au fil du temps.
Quelle version du nom de votre établissement souhaitez-vous utiliser ? Veillez à rester cohérent dans toutes les entrées ; cela facilitera les modifications en cas de changement de nom.
Tenez compte des caractères utilisés dans différentes langues et de la manière de les gérer (les formats Excel peuvent avoir une incidence sur les dates, par exemple).
Assurez-vous que les chercheurs connaissent leurs paramètres de visibilité. Pour être visible, un élément doit être rendu « public » dans le dossier ORCID du chercheur, même s’il apparaît comme étant « dans ORCID » dans le tableau de bord de l’outil Affiliation Manager.
Déployez le processus progressivement dans d’autres unités/projets/départements de votre organisation au lieu d’essayer de tout faire en même temps.

« Cela peut sembler un peu intimidant ou décourageant de penser à mettre en place des affiliations pour chaque personne de votre organisation. Je recommanderais donc, quel que soit votre poste dans l’organisation, de commencer tout simplement par ce que vous pouvez contrôler » (Sheila Rabun, 33 min 50 s).

Ressources

Pour les organisations qui souhaitent utiliser l’outil Affiliation Manager d’ORCID, la communauté ORCID US a créé un guide détaillé sur l’utilisation de cet outil (en anglais seulement). Ce guide pratique comprend des recommandations, des stratégies, des exemples et des modèles.

Pour les chercheurs et les organisations qui souhaitent en savoir plus sur l’outil Affiliation Manager d’ORCID, voici quelques ressources supplémentaires utiles :

Pour obtenir davantage de ressources utiles sur l’outil Affiliation Manager, consultez la balise « Affiliation Manager » dans la bibliothèque de ressources de la communauté ORCID US.

Pour d’autres ressources, études de cas, présentations et webinaires relatifs à ORCID, consultez la bibliothèque de ressources (en anglais) de la communauté ORCID US.

Portrait de Kaela Rahmit

Kaela Ramhit(https://orcid.org/0009-0007-9013-5775)

Kaela Ramhit est actuellement membre du personnel du programme communautaire ORCID US de Lyrasis. Dans ses fonctions précédentes, elle a travaillé au sein des George A. Smathers Libraries de University of Florida, en tant qu'Evening Programming and Instruction Library Assistant. Dans ce rôle, elle a contribué à la création de ressources pédagogiques pour les étudiant(e)s, coordonné des ateliers et assuré le bon fonctionnement des opérations bibliothecaires en soirée. Kaela a siégé au sein du comité d'accessibilité des George A. Smathers Libraries et a agi comme liaison auprès du Disability Resource Center du University of Florida Centre. Avec un intérêt marqué pour l'amélioration des services d'accessibilité, Kaela a présenté à de nombreuses conférences, partagé ses connaissances avec ses pairs et facilité l'accès à des ressources sur les meilleures pratiques en matière de création de contenu accessible.